Wheather & How to optimize the Chinese-Medical-Crop Department of the drug store

When simply participating in household receiving and delivering the Chinese-Medical-Crops(CMCs) of the drug store, I felt strongly that the processes dealing with CMCs in our store was out-of-date. As a useless bachelor of e-commerce, I should have taken BPR and helped to improve it. But having seen cases of firms pulled down by inadequate infosys, I’ve done nothing for prudence.

Drug wholesale-and-retail industry is with thin profit margins. For CMCs retailing, especially for our drug store, there happens to be a core competence of tradition. Drug stores with traditional layout, like CMC cabinet, and equipment like exquisite amounts and balances, create tradition-based impression and then customer-trust, and even monopoly. At the very least, we’ve succeed to have survived for more than 10 years without reaching peak or declining.

But that isn’t to say we have no problems. We are now in the trouble of high dimission rate, partly because of low industial average wage and stressful workplace during the spreading H1N1 influenza epidemic. Ironically, skilled emplyees of other drug stores would not turn to our store for higher payment because of not willing to be under extreme pressure, and it takes time for freshman to be skilled. When having to study 《Management》 by Robbins, I tried to proposed advices about improving workplace or motivating, but completely turned down with the reason “our store is too small to executive a big-company-based policy”. Maybe there is another reason, a potential one, that I’m not working in the store, and they will be always with those changes.

But they’re supporting any computer-based improvement, like many entrepreneurs introduced on the media, like our go-ver-ment. I think they prefer IT rather than gods. IT certainly has the possibility of changing life, I’m sure, only how it changes. At the principle simply derived from an infomationization pratice of an import and export firm, I think the bottom-up processing suits smaller firms. But it is important to keep the tools designed open and portable, for long-term consideration.

I’ve been placed too much hope to computerize the drug store. As “do not mend it if it still works If it’s not broken, don’t fix it.”, maybe it’s time to mend it slightly. My plan of infomationization might start with an inventory management system, with database, bar code scanner and printer, which will not cost too much because the equipment is simple and cheap, and I’ll develop the program with Access myself.

传说中的近况

在bgy的实习已经有一段时间了。尽管是去修电脑,不过收获总是不止学会了如何修电脑的,例如,最受感触的一件事是知道了上市公司披露部的一个准备跳槽到香港的银行做IPO的经理的老婆在KPMG工作,这个msg包含的比特数让我对bgy的含金量有种审慎乐观的期待。
  不过实习内容始终只是修电脑。为什么会去了修电脑?有点阴差阳错,不过根本原因就是bgy没有官方的实习计划,所以没有人把实习生当作一回事;而且实习也没有工资,人家没有权利/义务给你事情干。
  所以要主动找事情干,整天跟着同事去帮人家看中毒或开不了的电脑,还有坏掉的或没有墨的打印机,还有就是查网线。一开始只是跟着去,看着同事修,我没事就看员工们在墙上和桌子上贴得到处都是的报表和公司公告,因为这里面往往有着一般人看不到的公司重要信息,哈哈。后来被同事发现我居然还会重装电脑和杀毒,于是有机会独自处理有问题的电脑了,就没闲去看贴着的东西——其实前面各个部门差不多都走遍了,那些报表什么的都看得差不多了,便转而关心各个部门的人都在聊什么,员工的抱怨包含太多信息了。有种在干卧底的感觉,哈哈。
  说点bgy中和专业有关的事情吧。据我调查,bgy原来用的是金蝶的财务软件,C/S的,后来说是不能适应上市公司的需求了,就准备改用用友的B/S的ERP。其实严格来讲也不是很B/S,因为要装了jre才能用(用友那个ERP是基于applet的),不会装的人还是要电脑部派人过去装。
  ERP的范围也仅限于财务,其它部门都是Excel……部门的信息交流方式主要是电话,然后是飞鸽传书(哈哈),然后是QQ/TM,居然不用MSN的,很奇怪。
  最后说点实习部门的事情。hrjj帮我联系了电脑部,电脑部有硬件、软件和网络三块,大约她本意是让我去软件或网络,却阴差阳错去了硬件。本来想申请调一下的,但来实习岂能如此挑剔,咬咬牙也就忍了——这不,如果是软件或者网络,肯定天天呆办公室,哪有这么多机会tk人家的报表。
  硬件部的工作说简单也简单。一方面,主管会审核来自全国各个部门的申购单中的电脑硬件部分,打电话去该部门询问各个申购硬件的用途,然后签字,再送去采购部。关于这一点,可供申购的电脑硬件型号主席部发文规定了的,于是我们很烦那种亲自来电脑部哀求主管签字批准一种独特型号的人。
  另一方面就是根据大家的报障跑各个部门。硬件故障通常都是给外包的部门修的,我们解决的是基本的硬件问题(接线之类的)和软件安装等等。这个工作很没谱,有时候空闲得很,有时候忙得很。而且对于一些小问题同事们也很不愿意跑一趟。修理范围除电脑之外,还有打印机、传真机……据说以前手机甚至日光灯坏了也找电脑部,汗。
  实习期间早出晚归,中午可以通过电脑娱乐或者睡觉近两个小时。即使以后就在bgy电脑部做,忽略那种被埋没的感觉,大概也是一份很“哈痞”的工作。
  这就是我在干的实习了,光看实习内容实在不怎么样,会被ZJUer们bs,但是还是让我发掘出意义来了,嘿嘿。…

帮堂姐做了个“MIS”

这次回家之后做的一件有意义的事情,就是帮堂姐的小服装店作了个管理系统。

系统需求调查
某次“饮茶”后,堂姐把我载到店里面,给我看了现时使用的各种记录库存和客户信息的大小本子,同时向我描述这些信息的具体情况:库存的话,每种商品都有一个编号,若干种尺寸,通过一个本子来记录每种商品的各个尺寸的库存状况;商品在当季结束后就进行清理,下季度所有的商品的编号会完全不一样;店中有会员制度,会员信息包括姓名和最多3个电话号码,会员消费一定金额后可获得印花,获得一定印花数后可以兑换现金券;印花同样是每季重新算。
目前的困难在于库存管理和会员管理,当然希望这个系统可以实现更多的功能。

系统设计
听完堂姐的描述,我大概有了个思路,打算用Access来开发这个系统。借了笔纸,简要记录了一下抽象出来的表、查询、窗体和要实现的功能模块,就回去了。花了约1个星期去完成这个系统(不是7*24的工作,不断抽空做一点而已),然后叫堂姐过来,给她讲各个功能及其用法。堂姐又要求加上员工管理,并且能够记录员工的每一个操作,防止员工误操作造成的损失。于是又增加了一个超级管理界面,只有堂姐才能进入。

感受
这个系统应该算是很简陋的吧……估计有损管理信息系统的声誉,所以标题中加了个引号。不过作为一家小店,有了这样一个系统的确就能够大大方便很多日常工作了。这代表了我对MIS的某种观点:在现在看来,我认为偏好于信息化的bottom-up模式,也就是不断地进行单个业务的信息化,最后整合为大系统。此外,不要向使用者抛出看不懂的信息,对可能的错误都要进行考虑,“On Error Resume Next”、“DoCmd.SetWarnings False”是很有用的,调试的时候可以去掉,但是实际使用时,要关掉错误提示,或者使用更友好的自定义的错误提示。
自己进入到这一行,是一种命运,一种缘分;无论如何,能够学有所用,有一种幸福的感觉。…