Wheather & How to optimize the Chinese-Medical-Crop Department of the drug store

When simply participating in household receiving and delivering the Chinese-Medical-Crops(CMCs) of the drug store, I felt strongly that the processes dealing with CMCs in our store was out-of-date. As a useless bachelor of e-commerce, I should have taken BPR and helped to improve it. But having seen cases of firms pulled down by inadequate infosys, I’ve done nothing for prudence.

Drug wholesale-and-retail industry is with thin profit margins. For CMCs retailing, especially for our drug store, there happens to be a core competence of tradition. Drug stores with traditional layout, like CMC cabinet, and equipment like exquisite amounts and balances, create tradition-based impression and then customer-trust, and even monopoly. At the very least, we’ve succeed to have survived for more than 10 years without reaching peak or declining.

But that isn’t to say we have no problems. We are now in the trouble of high dimission rate, partly because of low industial average wage and stressful workplace during the spreading H1N1 influenza epidemic. Ironically, skilled emplyees of other drug stores would not turn to our store for higher payment because of not willing to be under extreme pressure, and it takes time for freshman to be skilled. When having to study 《Management》 by Robbins, I tried to proposed advices about improving workplace or motivating, but completely turned down with the reason “our store is too small to executive a big-company-based policy”. Maybe there is another reason, a potential one, that I’m not working in the store, and they will be always with those changes.

But they’re supporting any computer-based improvement, like many entrepreneurs introduced on the media, like our go-ver-ment. I think they prefer IT rather than gods. IT certainly has the possibility of changing life, I’m sure, only how it changes. At the principle simply derived from an infomationization pratice of an import and export firm, I think the bottom-up processing suits smaller firms. But it is important to keep the tools designed open and portable, for long-term consideration.

I’ve been placed too much hope to computerize the drug store. As “do not mend it if it still works If it’s not broken, don’t fix it.”, maybe it’s time to mend it slightly. My plan of infomationization might start with an inventory management system, with database, bar code scanner and printer, which will not cost too much because the equipment is simple and cheap, and I’ll develop the program with Access myself.

传说中的近况

在bgy的实习已经有一段时间了。尽管是去修电脑,不过收获总是不止学会了如何修电脑的,例如,最受感触的一件事是知道了上市公司披露部的一个准备跳槽到香港的银行做IPO的经理的老婆在KPMG工作,这个msg包含的比特数让我对bgy的含金量有种审慎乐观的期待。
  不过实习内容始终只是修电脑。为什么会去了修电脑?有点阴差阳错,不过根本原因就是bgy没有官方的实习计划,所以没有人把实习生当作一回事;而且实习也没有工资,人家没有权利/义务给你事情干。
  所以要主动找事情干,整天跟着同事去帮人家看中毒或开不了的电脑,还有坏掉的或没有墨的打印机,还有就是查网线。一开始只是跟着去,看着同事修,我没事就看员工们在墙上和桌子上贴得到处都是的报表和公司公告,因为这里面往往有着一般人看不到的公司重要信息,哈哈。后来被同事发现我居然还会重装电脑和杀毒,于是有机会独自处理有问题的电脑了,就没闲去看贴着的东西——其实前面各个部门差不多都走遍了,那些报表什么的都看得差不多了,便转而关心各个部门的人都在聊什么,员工的抱怨包含太多信息了。有种在干卧底的感觉,哈哈。
  说点bgy中和专业有关的事情吧。据我调查,bgy原来用的是金蝶的财务软件,C/S的,后来说是不能适应上市公司的需求了,就准备改用用友的B/S的ERP。其实严格来讲也不是很B/S,因为要装了jre才能用(用友那个ERP是基于applet的),不会装的人还是要电脑部派人过去装。
  ERP的范围也仅限于财务,其它部门都是Excel……部门的信息交流方式主要是电话,然后是飞鸽传书(哈哈),然后是QQ/TM,居然不用MSN的,很奇怪。
  最后说点实习部门的事情。hrjj帮我联系了电脑部,电脑部有硬件、软件和网络三块,大约她本意是让我去软件或网络,却阴差阳错去了硬件。本来想申请调一下的,但来实习岂能如此挑剔,咬咬牙也就忍了——这不,如果是软件或者网络,肯定天天呆办公室,哪有这么多机会tk人家的报表。
  硬件部的工作说简单也简单。一方面,主管会审核来自全国各个部门的申购单中的电脑硬件部分,打电话去该部门询问各个申购硬件的用途,然后签字,再送去采购部。关于这一点,可供申购的电脑硬件型号主席部发文规定了的,于是我们很烦那种亲自来电脑部哀求主管签字批准一种独特型号的人。
  另一方面就是根据大家的报障跑各个部门。硬件故障通常都是给外包的部门修的,我们解决的是基本的硬件问题(接线之类的)和软件安装等等。这个工作很没谱,有时候空闲得很,有时候忙得很。而且对于一些小问题同事们也很不愿意跑一趟。修理范围除电脑之外,还有打印机、传真机……据说以前手机甚至日光灯坏了也找电脑部,汗。
  实习期间早出晚归,中午可以通过电脑娱乐或者睡觉近两个小时。即使以后就在bgy电脑部做,忽略那种被埋没的感觉,大概也是一份很“哈痞”的工作。
  这就是我在干的实习了,光看实习内容实在不怎么样,会被ZJUer们bs,但是还是让我发掘出意义来了,嘿嘿。…

帮堂姐做了个“MIS”

这次回家之后做的一件有意义的事情,就是帮堂姐的小服装店作了个管理系统。

系统需求调查
某次“饮茶”后,堂姐把我载到店里面,给我看了现时使用的各种记录库存和客户信息的大小本子,同时向我描述这些信息的具体情况:库存的话,每种商品都有一个编号,若干种尺寸,通过一个本子来记录每种商品的各个尺寸的库存状况;商品在当季结束后就进行清理,下季度所有的商品的编号会完全不一样;店中有会员制度,会员信息包括姓名和最多3个电话号码,会员消费一定金额后可获得印花,获得一定印花数后可以兑换现金券;印花同样是每季重新算。
目前的困难在于库存管理和会员管理,当然希望这个系统可以实现更多的功能。

系统设计
听完堂姐的描述,我大概有了个思路,打算用Access来开发这个系统。借了笔纸,简要记录了一下抽象出来的表、查询、窗体和要实现的功能模块,就回去了。花了约1个星期去完成这个系统(不是7*24的工作,不断抽空做一点而已),然后叫堂姐过来,给她讲各个功能及其用法。堂姐又要求加上员工管理,并且能够记录员工的每一个操作,防止员工误操作造成的损失。于是又增加了一个超级管理界面,只有堂姐才能进入。

感受
这个系统应该算是很简陋的吧……估计有损管理信息系统的声誉,所以标题中加了个引号。不过作为一家小店,有了这样一个系统的确就能够大大方便很多日常工作了。这代表了我对MIS的某种观点:在现在看来,我认为偏好于信息化的bottom-up模式,也就是不断地进行单个业务的信息化,最后整合为大系统。此外,不要向使用者抛出看不懂的信息,对可能的错误都要进行考虑,“On Error Resume Next”、“DoCmd.SetWarnings False”是很有用的,调试的时候可以去掉,但是实际使用时,要关掉错误提示,或者使用更友好的自定义的错误提示。
自己进入到这一行,是一种命运,一种缘分;无论如何,能够学有所用,有一种幸福的感觉。…

你在等飞机?商机不等你!

在白云机场看到的alibaba的广告,感觉良好便拍了一张。

于本日12:25抵达了杭州,开始了大三生涯。回来的过程一开始还是比较顺利的,就是在武林门寻觅出租车的时间长了点,后来想坐K900算了,却发现K900那个站变成了什么公交专用,似乎不能直达车管所,失望之余出现了俗称瞎猫碰上死老鼠的现象,终于还是坐出租车回校了。

校门口被警卫拦了下来(同寝后来一再强调,只要有行李出租车就可以进去),只好试图去坐校内的小白车,结果因为身携大件行李抢不过别人,还是走回寝室了。扔下东西后虽然很累,但还是马上飞车先去缴费,否则上不了选课网不知道明天上什么课……

现在已经安顿好。

由于校网帐号欠费(这个暑假和欠费真有缘啊……),现在的网络还是处于不稳定状态,大概这个星期之内可以恢复,所以大家在看不到我上QQ的时候就用短信联系我吧。

实习中-Finalized

砌Simcity4RH砌得无聊了,终于决定来写一点近况。目前的状态是实习中,所以并不是有许多时间对着电脑。实习地点是一个港口中的一个船务公司,按照主管的话来说,是做货代和feeder的公司。我的工作基本上限于杂务。目前处于计划实习的3周中的第二周末。

在实习的过程中,比较能够有深刻体会的地方主要在于信息标准化的必要性和重要性……这样说来也许有点像领导讲话,不过事实如此。跑回IMIS@88Enterprise@88看的话,容易发现许多人喜欢从企业战略层面或者决策人(领导者)的认识层面上谈论信息化,也许我没能够达到这种觉悟,所以那样的讨论我向来都很难参与进去,只能成为匆匆过客……不过我还是有自己的一点体会的,回到这次实习,我暂时的认识可以记为如下几点;

  1. 企业信息化的过程,从某个角度上可以看作是信息的标准化过程,或者说,信息化的成功与否与标准化的程度有关。例如,现有单据类型A、B、C,一张A上可能有多张B,一张B上可能有多张C,而一张C可能包含了许多非结构化信息——在我实习的这个企业中,这种非标准化的信息包括其它公司发过来的各种格式的传真(对于这些传真,我们姑且假设有如下特点:它包含了类似的项目;它以“图片”的方式存在)、传真上的一些简要笔记/注释以及用于表明责任的公章。如果要实现信息化,就需要把这些非标准化的信息进行标准化,否则即使把A、B放进数据库,也无法/难以处理C中的信息。目前公司的做法是,即使有电子稿,也会通过纸张来存档,以A为索引一份,以B为索引一份。我曾经做过把以A为索引的B重新以B为索引排序,那个工作是不是应该让电脑来做比较好?但是电脑的确很难处理C,而B是包含C的。
  2. 企业信息化的过程,应该是一个改革的过程,而不应该是一个革命的过程。我有幸处于这个公司的转型期,他们正在尝试使用一个物流管理软件来取代传统的Excel表格来操作单据。该系统已经引进达3-4个月,但是由于业务繁忙一直被忽视,于是公司采用了一种革命的手段来推进这个过程,限定从下星期开始一律使用新系统进行操作,我认为并不是一个好的选择。对于该系统的怨言我在下面再说,我认为如果要从Excel表格开始进行信息化,那么可以有如下尝试:首先应该让员工在制作Excel表格时尽力使表格类似于Access中的表格,然后在适当时候引入简单的基于Access的MIS系统,使数据最终全部集成至数据库中(这个过程中最重要的就是保持不同格式之间的转换能力,我相信在Excel和Access之间这种能力是比较强的,而通过基于VBA的宏来实施简单的基于Access的MIS也是可行的),然后进一步转换数据库为SQL Server等企业级数据库(此处可以沿用原有基于Access的MIS),最后才基于数据库制作B/S或者C/S的MIS(个人自然推崇B/S的、基于Web的符合Web标准的XML+XSL的MIS,cici~)。说到第一点中的非标准化信息处理,在EDI不够发达的当代中国,也不是没有办法处理,例如把图片以附件性质存放到磁盘中,在需要的页面中调出来观看,等等。
  3. 我个人喜欢让信息系统适应企业流程多于让企业流程适应信息系统。说回那个物流管理软件,根据管道消息,应该是04年的产物,基于PowerBuilder+Sybase开发,虽然说已经是面向海运为主的系统,但是通用性还是太强,对于公司而言,电子单据中许多项目都是不必要填的,而且操作的复杂性和不合理性是我用过的所有MIS中最可怕的(也不知道该用什么来形容了)。如果说要让一个企业流程适应这样的东西,那么我觉得这个企业要么具有很强的灵活性,要么原本就是一个员工对项目的模式(即不存在分工),否则势必要付出可能让企业失败的代价才能适应下来。

以上。

现在两个星期已经过去了,我能够明显地感受到能够学到的东西“骤然减少”了;在接下来的一个星期,由于主管终于意识到我对IS还是有那么一点见地的,所以表明希望我可以参与到公司对该系统的适应工作中。今天花了一点时间用系统去认真做了一遍公司的业务,发现许多可圈可点的地方,下星期就可以与主管讨论一下了。

无论如何,这次实习可以算是人生中比较有意义的一段时光了……除了对EC的实际应用的认识得到加深以外,还有更多更深的体会。不过呢,有一个很不好的问题,就是睡眠不足,所以要努力睡觉才行。

(终稿)